La Dirección General de Telecomunicaciones y Nuevas Tecnologías (DGTNT), dependiente de la Consejería de Administraciones Públicas, Justicia y Seguridad del Gobierno de Canarias ha iniciado recientemente la puesta en marcha de un servicio corporativo que permitirá el envío y recepción de faxes a través del correo electrónico, lo que se conoce como FAXoIP —de las siglas en inglés Fax over IP—, lo que permitirá avanzar en la modernización en el envío y recepción de documentos, además de suponer un ahorro económico para las arcas autonómicas, por lo que se suprime así el fax en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.
El consejero Julio Pérez señala que con esta medida “no solo ahorramos dinero de los contribuyentes, sino que además ganamos comodidad de los empleados públicos y eficacia y calidad de las comunicaciones entre sí y con los ciudadanos”.
Como explica el director general de la DGTNT, Víctor Melián, en la actualidad la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias tiene inventariados 1.516 terminales y números de faxes, con un coste medio mensual asociado a cada línea de unos 12 euros aproximadamente. Con el FAXoIP, la plantilla de la Administración autonómica tendrá optimizados los flujos de trabajo ya que podrán tener acceso al envío y recepción de faxes en cualquier momento y en cualquier lugar, al no ser necesario estar físicamente frente al terminal.
También se gana inmediatez al acceso y reducción de la necesidad de disponer de equipos en diferentes ubicaciones físicas, y se eliminan errores comúnmente asociados con los procesos manuales, aparte de que la persona que realiza el envío tendrá una recepción de notificación que le indica si el fax ha sido enviado correctamente.
Además, se establece el seguimiento y auditoría centralizada de todos los faxes emitidos y recibidos, así como evitar tener que escanear o imprimir el archivo enviado ya que los documentos se adjuntan en formato PDF.
Así mismo, el fax virtual supone un ahorro energético al no necesitar tener un terminal permanentemente conectado a la red eléctrica, pero también económico al no necesitar papel, consumibles ni mantenimiento de los aparatos.
En estos momentos, tras comenzar con una prueba piloto con los terminales de la propia Dirección General, se han migrado ya 287 números a FAXoIP, lo que corresponde al 19% del total, y se han dado de baja 80 números que no se estaban utilizando o que ya no son necesarios porque se ha simplificado el número de faxes por órganos administrativos. Melián resalta que se han priorizado los faxes de la Administración de Justicia, que disponía de 351, de los que 253 ya están usándose asociados a correos electrónicos y tres se han dado de baja.
Se estima que en dos meses se haya migrado la práctica totalidad de los terminales de los departamentos de la Administración, a excepción de los correspondientes al Servicio Canario de Salud, donde todavía no se ha comenzado esta implantación debido al exceso de trabajo que sufren los centros adscritos por la COVID-19.